Selasa, 09 September 2014

Materi Administrasi Gudang

 Mengadministrasi proses penerimaan barang Kegiatan bagian gudang antara lain adalah menerima barang, menyimpan barang, mengeluarkan barang, mencatat mutasi barang, dan membuat laporan persediaan barang di gudang. Departemen penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Setelah barang diterima kemudian dilaporkan ke manager bagian gudang, informasi tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan, untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah : a) Untuk menjamin bahwa semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi. b) Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi. Dokumen yang diperlukan saat penerimaan barang adalah surat jalan, order pembelian, dan laporan penerimaan barang. Laporan penerimaan barang merupakan laporan yang memuat hasil perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik, itu bisa diartikan sebagai sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian. Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian. Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi. Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian. Laporan penerimaan barang dan order pembelian merupakan sarana bagian pembelian untuk mengecek kebenaran tagihan yang diterima dari pemasok. Laporan penerimaan barang dibuat rangkap 4, yang kemudian didistribusikan kepada pemasok (lembar ke-1), bagian pembelian (lembar ke-2), bagian gudang (lembar ke-3), dan bagian penerimaan dan penyimpanan (lembar ke-4). Mengadministrasi penyimpanan barang Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang. Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi : 1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan. 2. Menerima barang yang rusak. 3. Menerima barang dengan kuantitas rendah. Dalam ketiga kasus tersebut departemen pembelian harus menyelesaikannya dengan pemasok yang bersangkutan. Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan. Penyimpanan barang di gudang dicatat dalam kartu gudang. Kartu gudang merupakan catatan akuntansi tentang persediaan barang dalam gudang yang berfungsi sebagai tempat mutasi setiap jenis barang. Administrasi penyimpanan barang diperlukan untuk menghindari beberapa masalah yang sering terjadi pada perusahaan dagang seperti: 1. Barang cacat/rusak Barang ini bisa disebabkan oleh beberapa hal seperti rusak dari pemasok, rusak karena penyimpanan di gudang. 2. Barang out of date Barang ini bisa disebabkan karena perubahan mode atau kebiasaan pembeli. Penghitungan dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok ke dalam kartu gudang merupakan tugas yang cukup menyita tenaga dan waktu (labor intensive). Salah satu cara untuk memperbaiki efesiensi proses ini adalah meminta pemasok untuk mencantumkan kode bar untuk seluruh produknya. Penggunaan kode bar akan memungkinkan petugas penerima barang untuk membaca cepat nomor (kode), nama dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi kesalahan data. Penerimaan dan Penyimpanan. Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian. Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang. - Penerima barang yang tidak dipesan. Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok. - Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima. Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat. - Pencurian Barang. Kehilangan dpt diatasi dgn mnerapkan prosedur-prosedur pengendalian sbagai berikut : a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi. b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan. Contoh : Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang. Dibawah ini adalah contoh kartu gudang : Menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelanggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket). Departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjualan dan gudang. Prosedur dalam menyiapkan dan mengirimkan dokumen pengiriman barang sbb: • Bgian gudang menerima tembusan order penjualan dan tiket pengambilan barang, bagian gudang akan menghitung barang dan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan kuantitas yang tertulis dalam tiket pengambilan barang. • Petugas pengiriman menghitung barang yang diterima dari gudang. • Data masuk ke bagian pengolahan data. • Bagian pengiriman menerima surat muat dan mendistribusikannya. Pengolahan data mencetak dua jenis dokumen yakni: 1. kesanggupan memenuhi pesanan adalah semacam pemberitahuan kepada pelanggan bahwa perusahaan bisa memenuhi pesanan bersangkutan sesuai dengan kondisi yang ada. 2. Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya dikirimkan ke pelanggan. Order penjualan yang dikirim ke bagian gudang ditindak lanjuti oleh para petugas gudang dengan jalan mengeluarkan barang untuk dikirim ke bagian pengiriman. Order penjualan dapat digunakan sebagai bukti pengalihan tanggungjawab atas barang dari bagian gudang ke bagian pengiriman. Prngalihan tanggungjawab itu dijelaskan dengan tanda tangan kepala gudang pada order penjualan yang memuat kuantitas barang yang diserahkan. Dokumen yang harus disiapkan dalam pengiriman barang adalah surat pengiriman barang yang terdiri dari penawaran penjualan barang, daftar penjualan, dan surat jalan. 1. Penawaran penjualan barang Dokumen penawaran penjualan barang didistribusikan kapada pelanggan dan bagian penjualan. 2. Daftar penjualan Daftar Penjualan PPB Surat Jalan Pelanggan Jumlah (Rp) Nomor Tanggal Nomor Tanggal Dokumen penawaran penjualan barang didistribusikan kapada pelanggan dan bagian penjualan. 3. Surat jalan Dokumen surat jalan didistribusikan kepada pelanggan, bagian penjualan, dan bagian pengiriman. Melakukan pemeriksaan atas barang yang datang Untuk memperkuat sistem pengendalian persediaan, perusahaan pada umumnya melakukan penghitungan fisik persediaan secara periodik. Tujuannya adalah untuk mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpetual yang diselenggarakan pada buku persediaan. Hasil penghitungan persediaan itu akan menjadi bahan koreksi catatan pada buku persediaan, memisahkan unsur biaya dan aktiva yang terkadang tercampur dalam nilai persediaan berikut dengan akun terkait, dan penilaian efektifitas sistem pengendalian persediaan itu sendiri. Pemeriksaan atas barang yang datang dimaksudkan untuk menghindari penerimaan barang yang tidak sesuai dengan pesanan, rusak, ataupun cacat. Dalam kegiatan penerimaan barang, ada tiga kemungkinan yang bisa terjadi, yaitu: 1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan. 2. Menerima barang yang rusak. 3. Menerima barang dengan kualitas rendah. Pemeriksaan barang dilakukan sebagai bentuk verifikasi terhadap barang yang datang dan kesesuaiannya dengan order pembelian. Berikut ini adalah prosedur yang harus dilakukan dalam pemeriksaan barang: a) Menerima surat jalan dari pemasok, kemudian staf gudang akan memverifikasi surat jalan tersebut. b) Melakukan rekapitulasi antara surat jalan dengan tembusan order pembelian yang diterima dari bagia pembelian, baik mengenai barang, jenis barang, spesifikasi barang, dan jumlah unit yang dibeli. c) Melakukan verifikasi perhitungan fisik barang, mengecek nama barang, spesifikasi, dan mutu barang. Frekuensi pernghitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan perusahaan, tingkat internal chek yang terjalin dalam perusahaan, serta kebijakan manajemen mengenai frekuensi laporan yang dibuat. Penghitungan persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan, bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Penghitungan dengan frekuensi yang lebih tinggi bisa dilakukan sebagian demi sebagian atau departemen demi departemen. Sedangkan penghitungan untuk keseluruhan perusahaan dapat dilakukan dengan frekuensi yang lebih rendah. Penghitungan fisik persediaan bisa saja dilakukan setiap hari yaitu manakala barang persediaan yang dihitung itu bernilai sangat tinggi. Contoh : Formulir Penghitungan Fisik Persediaan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penghitungan antara lain adalah sebagai berikut : 1). Pemilihan anggota tim. Bahwa anggota tim yang dipilih hendaknya benar-benar memahami tahapan proses produksi perusahaan. Dengan demikian dia harus dapat mengantisipasi berbagai peristiwa yang mungkin terjadi serta berbagai permasalahan yang mungkin timbul dan mencari penyelesaian dengan baik. 2). Penyusunan prosedur penghitungan. Ketua tim membuat sebuah prosedur tertulis dan di bagikan kepada anggota tim, dan diintruksikan agar angota tim benar-benar memahami dan mengikuti langkah-langkah yang terangkum dalam prosedur 3). Tugas penghitung. Perhitungan tidak boleh dilakukan oleh petugas pengelola persediaan seluruhnya, melainkan harus dilakukan oleh dua pihak, dimana salah satu pihak adalah petugas bukan pengelolaan persediaan. Perbedaan itu diperlukan agar tercipta mekanisme saling uji antara kedua belah pihak. 4). Barang berkualitas rendah. Jika dalam perhitungan itu ditemukan barang-barang yang berkualitas rendah atau rusak, hyendaknya barang-barang tersebut dipisahkan dan dilaporkan secara terpisah pula untuk memperoleh keputusan lebih lanjut oleh manajemen. 5). Penyusunan barang. Barang hendaknya ditumpuk dengan rapi sehingga memudahkan perhitungan. Barang- barang titipan dan konsinyasi, barang rusak, barang usang, serta barang lain yang tidak termasuk dalam persediaan harus diberi tanda dengan jelas. 6). Tim penghitung persediaan dibagi menjadi dua kelompok masing –masing kelompok terdiri dari persediaan dan petugas bukan petugas persediaan. Untuk memudahkan pencatatan hasil perhitungan dan memperkuat pengendaliaan intern Membuat laporan gudang Laporan gudang merupakan posedur lanjutan setelah dilakukan pemeriksaan terhadap barang yang masuk. Laporan ini dibuat untuk mengawasi barang yang terdapat di gudang, yaitu sebagai sarana kontrol dan pertanggungjawaban bagian gudang terhadap barang yang di gudang.

4 komentar:

  1. Best Casino Site in Canada with Instant Payouts
    Withdrawal times for all casino sites, luckyclub including online casinos, is more convenient and convenient than ever. How To Enter A PayPal Betting Account.

    BalasHapus
  2. Lucky Club | Live Dealer Gaming - Live Casino Review and Online
    With live casino games, you can experience live entertainment. At Lucky Club you can play video slots, poker, blackjack, live dealer games, and more. Rating: 9.8/10 · luckyclub ‎Review by LuckyClub.live

    BalasHapus
  3. Casino Review: $25 No Deposit Bonus and a $100 Bonus
    Read this Casino Review to 블랙 잭 룰 find out 킹스 포커 everything you 슬롯머신 무료 need to know about its gaming floor. Read the casino 넷마블바카라시세 review, learn everything you need to 커뮤니티 모음 know about its casino

    BalasHapus
  4. Hard Rock Hotel Casino and Spa - MapYRO
    Information 속초 출장마사지 and Reviews about Hard Rock 인천광역 출장샵 Hotel 광주 출장샵 Casino and Spa in Biloxi, MS. View reviews, photos, location, 경산 출장샵 contact, phone number, map, 포항 출장안마

    BalasHapus